Bewerbungstracker: die Vorlage für Excel und Google Sheets zum Kopieren

Kurz gesagt

• Wann Sie ihn nutzen: ab der 5. gesendeten Bewerbung, für einen CDI, eine Alternance oder ein Praktikum.
• Die 9 unverzichtbaren Spalten: Unternehmen, Zielstelle, zentrale Aufgaben und Gehalt, Kanal / ATS, Version des Lebenslaufs, Versanddatum, Status, geplante Nachfrage (T+7), HR-Kontakt und Notizen.
• Regel für die Nachfrage: erste Nachfrage 7 bis 10 Werktage nach dem Versand; Nachfrage nach dem Gespräch 2 bis 3 Werktage nach dem von der Recruiterin oder dem Recruiter angekündigten Rückmeldedatum.
• Alternative ohne Tabelle: Auf Jobshift werden jedes nach rechts geswipte Angebot und jede beim ATS eingereichte Bewerbung automatisch in Ihrem Bewerberverlauf gespeichert.

Warum Sie Ihre Bewerbungen schon bei den ersten Sendungen nachverfolgen sollten

Einen Job zu suchen heißt, mehrere Spuren parallel zu verfolgen. Ohne Bewerbungsnachverfolgung kehren drei Blockaden systematisch wieder:

1. Der überraschende Anruf der Recruiterin oder des Recruiters. Jemand aus dem Recruiting ruft Sie zehn Tage nach Ihrem Versand an: „Guten Tag, es geht um Ihre Bewerbung, haben Sie fünf Minuten?“ Wenn die Anzeige inzwischen von der Website genommen wurde und Sie weder die Aufgaben noch die Gehaltsspanne aufbewahrt haben, antworten Sie ins Blaue.
2. Die vergessenen Nachfragen. Eine Bewerbung ohne Antwort nach einer Woche ist nicht zwangsläufig aussortiert: Oft wartet sie darauf, in der Recruiting-Software (ATS) oder im Postfach der operativen Führungskraft bearbeitet zu werden. Eine höfliche und sachliche Nachfrage an T+7 legt Ihr Profil wieder oben auf den Stapel.
3. Doppelte Bewerbungen. Sich zweimal auf dieselbe Stelle zu bewerben (einmal auf einer Jobbörse, ein zweites Mal auf der Karriereseite des Unternehmens) erzeugt einen sichtbaren Doppel auf HR-Seite in Workday, Greenhouse oder Lever, was den Eindruck eines unkontrollierten Massenversands erweckt.

Die 9 unverzichtbaren Spalten eines Bewerbungstrackers

Eine wirksame Tabelle passt auf die Breite eines Computerbildschirms, ohne zehn Minuten Eingabe pro Angebot zu verlangen. Beschränken Sie sich auf die neun Spalten, die Sie wirklich nutzen werden:

Kostenlose Vorlage für den Bewerbungstracker (Excel, Google Sheets, Notion)

Markieren Sie die Tabelle unten, kopieren Sie sie (Strg+C oder Cmd+C) und fügen Sie sie in die Zelle A1 eines leeren Google-Sheets- oder Excel-Blatts ein: Die Aufteilung in Spalten ist sofort da.

3 schnelle Einstellungen in Google Sheets oder Excel

1. Das Nachfragedatum automatisch berechnen: Wenn Ihre Spalte Versanddatum in F2 steht, geben Sie in H2 die Formel =WENN(ISTLEER(F2);"";F2+7) ein (oder =IF(ISBLANK(F2),"",F2+7), wenn Ihre Tabelle auf Englisch eingestellt ist).
2. Die Nachfragen des Tages hervorheben: Unter Format > Bedingte Formatierung färben Sie die Zeile, wenn Status = "Gesendet" und die Zelle Geplante Nachfrage kleiner oder gleich =HEUTE() ist.
3. Ihre Quote der Gespräche verfolgen: Zählen Sie den Anteil der Bewerbungen, die vor mehr als zwei Wochen gesendet wurden und zu einem Telefon- oder Videogespräch geführt haben. Wenn Sie zwanzig oder dreißig gezielte Bewerbungen ohne jede Rückmeldung senden, liegt die Blockade oft beim automatischen Lesen des Lebenslaufs: Prüfen Sie ihn kostenlos mit unserem ATS-Test und lesen Sie unseren ATS-Lebenslauf-Leitfaden.

Sich gleichzeitig auf mehrere Angebote bewerben: die Methode, ohne an Qualität zu verlieren

Um regelmäßig Gespräche zu bekommen, müssen Sie ein ausreichendes Bewerbungsvolumen halten und trotzdem jeden Versand personalisieren. Fünfzigmal denselben generischen Lebenslauf an einem Abend zu senden senkt Ihren Übereinstimmungswert in den Recruiting-Programmen und fällt beim Lesen sofort auf.

Hier die Checkliste in 5 Punkten, um sich strukturiert gleichzeitig auf mehrere Angebote zu bewerben:

• [ ] Suche und Versand in zwei getrennte Zeiten legen: 15 Minuten, um 3 bis 5 passende Angebote auszuwählen und in die Tabelle zu kopieren; 30 Minuten, um die Unterlagen anzupassen und zu senden.
• [ ] Die 3 Schlüsselwörter der Anzeige speichern, bevor Sie sich bewerben: fachliche Kompetenzen, genannte Tools (z. B. SAP, Salesforce, React) und die genaue Stellenbezeichnung.
• [ ] Titel und Profil Ihres Lebenslaufs anpassen: Übernehmen Sie die Bezeichnung der Anzeige unter Ihren Namen. Wenn Ihr aktuelles Layout zwei Spalten oder grafische Balken nutzt, starten Sie von einer sauberen Basis mit unserem kostenlosen Lebenslauf-Generator.
• [ ] Ein kurzes, gezieltes Anschreiben beifügen: drei Absätze, zentriert auf das Unternehmen und eine bezifferte Leistung, die Sie schnell über unseren Anschreiben-Generator vorbereiten können.
• [ ] Die Nachverfolgungszeile sofort nach dem Versand ausfüllen: Zehn Sekunden reichen, solange der Tab der Anzeige noch offen ist.

Wann und wie Sie eine Bewerbung nachfassen (T+7, T+14 und nach dem Gespräch)

Eine wirksame Nachfrage umfasst weniger als 120 Wörter. Sie wirft nie das Ausbleiben einer Antwort vor: Sie erinnert an das Versanddatum und die Stellenbezeichnung und bringt ein konkretes Element, das Lust macht, den beigefügten Lebenslauf zu öffnen.

Der Nachfragekalender (T+7 und T+14)

Vorlage 1: Nachfrage-Mail zur Bewerbung ohne Antwort (T+7 bis T+10)

Betreff: Nachfrage zu meiner Bewerbung – Stelle [genaue Stellenbezeichnung] – [Vorname Nachname]

Guten Tag [Vorname Nachname der Recruiterin oder des Recruiters, oder Sehr geehrte Damen und Herren],

ich melde mich erneut zu meiner Bewerbung auf die Stelle [Stellenbezeichnung], gesendet am [Versanddatum].

Ich bin weiterhin sehr interessiert an der Möglichkeit, [Name des Unternehmens] zu verstärken, insbesondere bei [einen Punkt oder eine Aufgabe aus Ihrer Tabelle nennen, z. B. den Ausbau Ihres B2B-Kundenportfolios / die Automatisierung des Finanzreportings], und stehe Ihnen gern zur Verfügung, um über meine Erfahrung in [Schlüsselkompetenz + beziffertes Ergebnis] zu sprechen.

Ich füge meinen Lebenslauf erneut bei, damit Sie ihn leichter einsehen können.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
[Telefon] | [LinkedIn-Link]

Vorlage 2: Nachfrage-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Betreff: Im Anschluss an unser Gespräch vom [Datum des Gesprächs] – [Stellenbezeichnung]

Guten Tag [Vorname Ihrer Gesprächspartnerin oder Ihres Gesprächspartners],

ich danke Ihnen noch einmal für die Qualität unseres Austauschs vom [Datum des Gesprächs] zur Stelle [Stellenbezeichnung].

Unser Gespräch über [konkretes Thema aus dem Gespräch, z. B. die Organisation des Produktteams und die Prioritäten des nächsten Quartals] hat meine Lust, mich bei Ihnen einzubringen, voll bestätigt. Konnten Sie im weiteren Recruiting-Prozess schon vorankommen?

Ich stehe selbstverständlich zur Verfügung, falls Sie weitere Unterlagen brauchen.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
[Telefon]

Vorlage 3: kurze Nachfrage auf LinkedIn (T+14 oder ATS-Portal ohne E-Mail)

Wenn Sie sich auf einem ATS-Portal (Workday, Greenhouse, Lever) ohne namentliche E-Mail-Adresse beworben haben, können Sie die zuständige Recruiting-Person des betreffenden Bereichs auf LinkedIn kontaktieren:

Guten Tag [Vorname],

ich habe mich am [Datum] auf Ihre Anzeige [Stellenbezeichnung] auf Ihrer Karriereseite beworben. Da ich [1 konkrete Leistung in 10 Wörtern] bei [aktuellem/vorherigem Unternehmen] umgesetzt habe, würde ich mich freuen, 10 Minuten mit Ihnen zu sprechen, falls die Stelle noch offen ist.

Einen schönen Tag
[Vorname Nachname]

Häufige Fehler bei Nachverfolgung und Nachfrage

• Die Zusammenfassung der Anzeige nicht kopieren. Anzeigelinks auf Jobbörsen und Karriereseiten werden oft inaktiv, sobald die Recruiterin oder der Recruiter genug Lebensläufe erhalten hat. Ohne Notizen in Ihrer Tabelle ist es unmöglich, am Vorabend des Gesprächs die genauen Aufgaben zu wiederholen.
• Nach 48 Stunden nachhaken. Ein Recruiting umfasst mehrere interne Freigaben (HR, Führungskraft, Geschäftsleitung). Zu früh nachzuhaken erweckt den Eindruck, den Ablauf eines Unternehmens nicht einzuschätzen.
• Eine generische Nachfrage ohne Anhang senden. „Haben Sie meinen Lebenslauf gut erhalten?“ zwingt die Recruiterin oder den Recruiter, Ihr Dossier zu suchen. Nennen Sie die Stelle immer im Betreff und fügen Sie Ihren Lebenslauf erneut bei.
• An eine Adresse no-reply@ nachhaken. Die automatischen E-Mails der ATS-Software werden nicht gelesen, wenn Sie darauf antworten. Suchen Sie die HR-Adresse auf der Website des Unternehmens oder gehen Sie über LinkedIn.
• Komplexe Tools zu vermehren. Eine Google-Sheets-Tabelle mit 9 Spalten, die Sie in zehn Sekunden aktualisieren, ist mehr wert als eine ausgefeilte Notion-Basis, die Sie nach vier Tagen aufgeben.

Die Nachverfolgung automatisieren: Jobshift zeichnet jede Bewerbung für Sie auf

Eine manuelle Tabelle reicht völlig, um zehn Bewerbungen zu verfolgen. Sobald Sie aber aktiv suchen und jede Woche neue Anzeigen finden, Ihren Lebenslauf anpassen, ein Anschreiben schreiben, Online-Formulare ausfüllen und Ihre Excel-Spalten aktuell halten müssen, verbringen Sie mehr Zeit mit Verwaltung als mit der Vorbereitung Ihrer Gespräche.

Jobshift ersetzt diese manuelle Eingabe durch einen integrierten Ablauf:

1. Sie importieren Ihren Lebenslauf einmal, um Ihr Bewerberprofil zu erzeugen.
2. Sie swipen die passenden Angebote zu Ihrem Beruf, Ihrem Erfahrungsniveau und Ihren Standortwünschen.
3. Bei jedem Swipe nach rechts bereitet Jobshift einen Lebenslauf und ein auf die Anzeige zugeschnittenes Anschreiben vor und reicht die Bewerbung direkt im ATS der Recruiterin oder des Recruiters ein (insbesondere Greenhouse und Lever). Sie können jede Bewerbung vor dem Versand gegenlesen, ändern oder abbrechen.
4. Ihre Nachverfolgung aktualisiert sich von selbst: Alle bestätigten Angebote und eingereichten Bewerbungen bleiben in Ihrem Bewerberbereich mit Unternehmen, Stellenbezeichnung und Datum, ohne eine separate Excel-Datei pflegen zu müssen.

Alle Einzelheiten des Ablaufs stehen auf der Seite wie Jobshift funktioniert.

Schluss mit manuellen Tabellen: Jobshift bereitet jede Bewerbung vor und zeichnet sie automatisch auf. Importieren Sie Ihren Lebenslauf, swipen Sie die passenden Angebote und lassen Sie die Anwendung die Anpassung der Unterlagen und den Versand ins ATS übernehmen. Jobshift kostenlos ausprobieren

FAQ

Quellen

• APEC: Bewerbungen wirksam organisieren und nachverfolgen

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