Sollicitatietracker: het Excel- en Google Sheets-sjabloon, klaar om te kopiëren

In het kort

• Wanneer je hem gebruikt: vanaf de 5e verstuurde sollicitatie, voor een vast contract, een duale opleiding of een stage.
• De 9 onmisbare kolommen: Bedrijf, Beoogde functie, Kerntaken & salaris, Kanaal / ATS, Cv-versie, Verzenddatum, Status, Geplande opvolging (dag +7), HR-contact & notities.
• Opvolgregel: eerste opvolging 7 tot 10 werkdagen na verzending; opvolging na het gesprek 2 tot 3 werkdagen na de terugkoppeldatum die de recruiter heeft genoemd.
• Alternatief zonder spreadsheet: op Jobshift worden elke vacature die je naar rechts swipet en elke sollicitatie die bij het ATS is ingediend automatisch in je kandidatengeschiedenis bewaard.

Waarom je sollicitaties vanaf de eerste verzendingen bijhoudt

Werk zoeken betekent meerdere sporen tegelijk volgen. Zonder sollicitatieopvolging komen drie blokkades steeds terug:

1. Het onverwachte telefoontje van de recruiter. Een recruiter belt je tien dagen na je verzending: „Hallo, het gaat over uw sollicitatie, hebt u vijf minuten?” Als de advertentie intussen van de site is gehaald en je de taken noch de salarisbandbreedte hebt bewaard, antwoord je in het wilde weg.
2. Vergeten opvolgingen. Een sollicitatie zonder antwoord na een week is niet per se afgewezen: ze wacht vaak tot ze wordt verwerkt in de wervingssoftware (ATS) of in de mailbox van de operationele manager. Een beleefde, feitelijke opvolging op dag +7 zet je profiel weer bovenaan de stapel.
3. Dubbele sollicitaties. Twee keer op dezelfde vacature solliciteren (een keer via een jobboard, een tweede keer via de carrièresite van het bedrijf) maakt een duplicaat zichtbaar aan de HR-kant in Workday, Greenhouse of Lever, wat de indruk wekt van een ongecontroleerde massale verzending.

De 9 onmisbare kolommen van een sollicitatietracker

Een doeltreffende tabel past in de breedte van een computerscherm zonder tien minuten invoer per vacature. Beperk je tot de negen kolommen die je echt gebruikt:

Gratis sjabloon voor een sollicitatietracker (Excel, Google Sheets, Notion)

Selecteer de tabel hieronder, kopieer hem (Ctrl+C of Cmd+C) en plak hem in cel A1 van een leeg Google Sheets- of Excel-blad: de verdeling in kolommen is meteen zichtbaar.

3 snelle instellingen in Google Sheets of Excel

1. De opvolgdatum automatisch berekenen: als je kolom Verzenddatum in F2 staat, vul dan in H2 de formule =ALS(ISLEEG(F2);"";F2+7) in (of =IF(ISBLANK(F2),"",F2+7) als je spreadsheet in het Engels staat).
2. De opvolgingen van de dag markeren: kleur in Opmaak > Voorwaardelijke opmaak de regel wanneer Status = "Verzonden" en de cel Geplande opvolging kleiner is dan of gelijk aan =VANDAAG().
3. Je doorstroom naar gesprekken bijhouden: tel het aandeel sollicitaties die meer dan twee weken geleden zijn verstuurd en tot een telefoongesprek of videogesprek hebben geleid. Als je twintig of dertig gerichte sollicitaties verstuurt zonder enig antwoord, zit de blokkade vaak bij het automatisch lezen van het cv: controleer het gratis met onze ATS-test en raadpleeg onze gids over het ATS-cv.

Op meerdere vacatures tegelijk solliciteren: de methode zonder kwaliteitsverlies

Om regelmatig gesprekken te krijgen, moet je een voldoende volume sollicitaties aanhouden en elke verzending personaliseren. Vijftig keer hetzelfde generieke cv op één avond versturen verlaagt je matchscore in de wervingssoftware en valt bij het lezen meteen op.

Dit is de checklist in 5 punten om gestructureerd op meerdere vacatures tegelijk te solliciteren:

• [ ] Zoeken en versturen in twee aparte momenten bundelen: 15 minuten om 3 tot 5 relevante vacatures te kiezen en in de tabel te kopiëren; 30 minuten om de dossiers aan te passen en te versturen.
• [ ] De 3 trefwoorden van de vacature opslaan vóór je solliciteert: technische vaardigheden, genoemde tools (bijv. SAP, Salesforce, React) en de exacte functietitel.
• [ ] De titel en het profiel van je cv aanpassen: neem de titel uit de advertentie onder je naam over. Als je huidige opmaak twee kolommen of grafische meters gebruikt, begin dan opnieuw vanaf een schone basis met onze gratis cv-generator.
• [ ] Een korte, gerichte brief bijvoegen: drie alinea's over het bedrijf en een meetbaar resultaat, die je snel kunt voorbereiden via onze generator voor motivatiebrieven.
• [ ] De opvolgregel meteen na verzending invullen: tien seconden volstaan zolang het tabblad van de vacature nog openstaat.

Wanneer en hoe je een sollicitatie opvolgt (dag +7, dag +14 en na het gesprek)

Een doeltreffende opvolging telt minder dan 120 woorden. Ze verwijt nooit het uitblijven van een antwoord: ze herinnert aan de verzenddatum en de functietitel, en voegt een concreet element toe dat zin geeft om het bijgevoegde cv te openen.

De opvolgkalender (dag +7 en dag +14)

Sjabloon 1: opvolgmail zonder antwoord (dag +7 tot dag +10)

Onderwerp: Opvolging van mijn sollicitatie – Functie van [exacte functietitel] – [Voornaam Achternaam]

Beste [Voornaam Achternaam van de recruiter, of mevrouw, meneer],

Ik neem de vrijheid om bij u terug te komen over mijn sollicitatie op de functie van [functietitel], verstuurd op [verzenddatum].

Ik blijf zeer geïnteresseerd in de kans om bij [naam van het bedrijf] te komen werken, met name rond [noem een vraagstuk of een taak uit je tabel, bijv. de uitrol van uw B2B-klantenportefeuille / de automatisering van de financiële rapportage], en ik sta tot uw beschikking om te spreken over mijn ervaring met [kernvaardigheid + meetbaar resultaat].

Ik voeg mijn cv opnieuw toe, zodat u het makkelijk kunt bekijken.

Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
[Telefoon] | [LinkedIn-link]

Sjabloon 2: opvolgmail na een sollicitatiegesprek

Onderwerp: Vervolg op ons gesprek van [datum van het gesprek] – [functietitel]

Beste [voornaam van je gesprekspartner],

Nogmaals dank voor de kwaliteit van ons gesprek van [datum van het gesprek] over de functie van [functietitel].

Ons gesprek over [precies onderwerp dat tijdens het gesprek aan bod kwam, bijv. de organisatie van het productteam en de prioriteiten van het komende kwartaal] heeft mijn zin om mij bij u in te zetten volledig bevestigd. Hebt u al kunnen verdergaan met het vervolg van de wervingsprocedure?

Ik blijf uiteraard beschikbaar als u aanvullende informatie nodig hebt.

Met vriendelijke groet,
[Voornaam Achternaam]
[Telefoon]

Sjabloon 3: kort opvolgbericht op LinkedIn (dag +14 of ATS-portaal zonder e-mail)

Wanneer je hebt gesolliciteerd via een ATS-portaal (Workday, Greenhouse, Lever) zonder persoonlijk e-mailadres, kun je de recruiter van het betreffende domein op LinkedIn benaderen:

Beste [voornaam],

Ik heb op [datum] gesolliciteerd op uw vacature voor [functietitel] via uw carrièresite. Omdat ik [1 concreet resultaat in 10 woorden] heb behaald bij [huidig/vorig bedrijf], zou ik graag 10 minuten met u spreken als de functie nog openstaat.

Fijne dag,
[Voornaam Achternaam]

Veelgemaakte fouten bij het bijhouden en opvolgen

• De samenvatting van de vacature niet kopiëren. Links naar advertenties op jobboards en carrièresites worden vaak inactief zodra de recruiter genoeg cv's heeft ontvangen. Zonder notities in je tabel kun je de exacte taken de avond vóór het gesprek niet herhalen.
• Na 48 uur al opvolgen. Een werving vraagt meerdere interne akkoorden (HR, manager, directie). Te vroeg opvolgen wekt de indruk dat je geen afstand hebt tot hoe een bedrijf werkt.
• Een generieke opvolging sturen zonder bijlage. „Hebt u mijn cv goed ontvangen?” dwingt de recruiter om je dossier te zoeken. Noem de functie altijd in de onderwerpregel en voeg je cv opnieuw bij.
• Opvolgen op een adres no-reply@. Automatische e-mails van ATS-software worden niet gelezen wanneer je erop antwoordt. Zoek het HR-adres op de site van het bedrijf of ga via LinkedIn.
• Complexe tools vermenigvuldigen. Een Google Sheets-tabel van 9 kolommen die je in tien seconden bijwerkt, is meer waard dan een uitgebreide Notion-basis die je na vier dagen laat vallen.

De opvolging automatiseren: Jobshift houdt elke sollicitatie voor je bij

Een handmatige spreadsheet volstaat ruimschoots om tien sollicitaties bij te houden. Maar zodra je actief zoekt en je elke week nieuwe advertenties moet vinden, je cv moet aanpassen, een brief moet schrijven, online formulieren moet invullen en je Excel-kolommen moet bijhouden, besteed je meer tijd aan administratie dan aan de voorbereiding van je gesprekken.

Jobshift vervangt die handmatige invoer door een geïntegreerde stroom:

1. Je importeert je cv één keer om je kandidatenprofiel te maken.
2. Je swipet de vacatures die passen bij je beroep, je ervaringsniveau en je locatievoorkeuren.
3. Bij elke swipe naar rechts maakt Jobshift een cv en een motivatiebrief op maat van de vacature, en dient de sollicitatie rechtstreeks in bij het ATS van de recruiter (met name Greenhouse en Lever). Je kunt elke sollicitatie nalezen, wijzigen of annuleren vóór verzending.
4. Je opvolging werkt zichzelf bij: alle goedgekeurde vacatures en ingediende sollicitaties blijven in je kandidatenruimte bewaard, met het bedrijf, de functietitel en de datum, zonder een apart Excel-bestand bij te houden.

Alle details van het proces staan op de pagina hoe Jobshift werkt.

Stop met handmatige spreadsheets: Jobshift bereidt elke sollicitatie voor en houdt ze automatisch bij. Importeer je cv, swipe relevante vacatures en laat de applicatie de aanpassing van het dossier en de verzending naar het ATS regelen. Jobshift gratis proberen

FAQ

Bronnen

• APEC: Je sollicitaties doeltreffend organiseren en opvolgen

Gerelateerde artikelen

• E-mail voor een open sollicitatie: 7 sjablonen die antwoorden opleveren
• Sollicitatie in het Engels: e-mail, cv en sjablonen klaar om te kopiëren
• Speculatieve sollicitaties: zo scoor je binnen 10 dagen een gesprek
• Voorbeeld motivatiebrief: 3 complete brieven om in 10 minuten te personaliseren